Informatisering en automatisering
Wij hebben een zaaksysteem ontwikkeld en daarin succesvol het vergunningenproces gedigitaliseerd. Dit in voorbereiding op de nieuwe Omgevingswet en het digitaal stelsel (DSO). Het digitale klantenportaal van de gemeente is vernieuwd met een ‘Mijn Schagen’- omgeving en is uitgebreid met digitale produkten.

De basisregistratie geografische topologie (BGT) is verrijkt met informatie. De Basiskaart Schagen en het Beslismodel Volumebepaling zijn operationeel. Dat betekent dat we vanuit het geografische systeem het benodigd beheer kunnen bepalen voor de openbare ruimte.

Na een succesvolle pilot heeft Schagen als eerste gemeente van Noord-Holland het Research Data Center (RDC) operationeel. In deze samenwerking met het CBS wordt gemeentelijke data en CBS data geanonimiseerd gekoppeld om zo beter en onderbouwd een antwoord te geven op gemeentelijke vraagstukken en daarmee goede besluiten te nemen.

Wij hebben nieuwe applicaties geïmplementeerd in de organisatie. Dit zijn:
-Systeem voor meldingen openbare ruimte
-Schuldhulpverlening systeem
-Zorgvoorziening MeedoenSchagen
-Belastingensysteem
-iArchief Burgerzaken
-Projectplanningensysteem en rapportages
-E-hrm systeem t.b.v. personele zaken

Ook gingen we verder met de innovatie van onze automatisering. Het VDI-computersysteem vervingen we door het RDS-systeem ten behoeve van de digitale werkplek. De digitale opslagruimte hebben we vergroot voor de snelle groei van de hoeveelheid data.  Onderdelen van de ICT-omgeving hebben we in de cloud ondergebracht. Het uitwijksysteem hebben we uitgebreid voor in geval van calamiteiten met het bedrijfssysteem. Ook is er een koppeling gemaakt tussen de P&O administratie (E-hrm systeem) en de ICT-omgeving voor het automatisch toekennen van de autorisaties aan medewerkers.

Onder het VNG-programma 'Digitale Agenda 2020'  hebben wij meegedaan met de aanbesteding van een gemeentelijke gemeenschappelijke infrastructuur GGI). De uitvoering van dit nieuwe gemeentelijke netwerk doen we in 2019.

Informatiebeveiliging & privacy
Op 25 mei 2018 werd de nieuwe Europese wetgeving van kracht, de AVG (GDPR).
Hieraan gaven wij uitvoering door het treffen van diverse maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Wij hebben aandacht besteed aan houding en gedrag van medewerkers. In dit kader organiseerden we ook een privacy & security week.

In 2018 zijn er 5 meldingen datalekken gedaan. Geen van deze meldingen heeft geleid tot nadelige gevolgen voor betrokkenen. Er is dan ook geen aanleiding geweest om naar aanleiding van deze datalakken acties te ondernemen richting betrokkenen danwel om interne procesafspraken aan te scherpen, te wijzigen etc.
In 2018 is er één klacht ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Naar aanleiding van die klacht is kritisch gekeken naar het formulier waarop de klacht betrekking had. Vervolgens is afgesproken bij het formulier expliciet te vermelden dat de gevraagde informatie uitsluitend dient om contact te kunnen leggen wanneer er vragen zijn. Voor de Autoriteit Persoonsgegevens was deze toezegging voldoende om het dossier te sluiten.

Inwoners hebben het recht om een verzoek te doen tot inzage, wissing, rectificatie, dataportabiliteit en beperking van verwerking, maar deze zijn tot nu toe nog nauwelijks uitgeoefend. Er is één inzageverzoek afgehandeld.

Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) brengt de risico’s in kaart van een gegevens verwerking. Hieraan kunnen vervolgens maatregelen gekoppeld worden om deze risico’s te mitigeren. Er zijn het afgelopen jaar een 6-tal DPIA’s uitgevoerd, o.a. op het gebied van financiën, personeel en organisatie, archivering en cameratoezicht. Ook is een uitgebreide DPIA uitgevoerd op het gebied van jeugdzorg door de stagiair die dit als stageopdracht heeft.

De ENSIA audit is uitgevoerd. Hiermee leggen we verantwoording af over de informatiebeveiliging van de gemeente in brede zin. Ook ging het 'BCM-traject' van start. Dit traject betreft het inrichten van de ICT-processen en automatisering zodanig dat de meest kritische bedrijfsprocessen tijdens een calamiteit toch snel doorgang kunnen vinden.

Samenvattend
De gemeentelijke bedrijfsvoering hebben we in 2018 verder gedigitaliseerd. De digitale dienstverlening hebben we uitgebreid en verbeterd. In 2017 hadden wij aangegeven de komende jaren rekening te houden met stijgende kosten op het gebied van de ICT & informatiebeveiliging. De totale kosten bedroegen in 2018 € 2.357.287,-. (€ 51 per inwoner, landelijk gemiddelde is € 81 per inwoner).